O mecanismo de workflow do LogicalDOC conduz os documentos por etapas de revisão e aprovação definidas por você: quem revisa, o que acontece quando um documento é rejeitado, quando os revisores recebem lembretes e para onde vai o documento aprovado. Cada evento fica registrado no histórico do workflow.
O workflow está disponível no LogicalDOC Enterprise e no LogicalDOC Cloud.
Experimente a demo interativaVer o vídeoAgende uma demo do workflow
Como funciona um workflow de aprovação no LogicalDOC
Veja a seguir um processo típico de aprovação de contratos, criado com o designer de workflows na web. O mesmo modelo serve para faturas, pedidos de compra, procedimentos de qualidade, desenhos técnicos e documentos de recursos humanos.
E se um revisor não responder?
Cada tarefa pode ter um prazo (Due date) que define a sua duração máxima. Depois desse prazo, o LogicalDOC envia lembretes por e-mail às pessoas envolvidas no intervalo definido em Remind time, e um script pode ser executado assim que a tarefa fica atrasada. Se o revisor estiver ausente, a tarefa pode ser reatribuída a outra pessoa pelo painel de workflows, sozinha ou junto com todas as outras tarefas abertas dessa pessoa. Reatribuir tarefas (em inglês)
Exemplo de automação: o que acontece quando um contrato é aprovado
Quando o workflow chega ao estado final Approved, o LogicalDOC executa o script vinculado a ele. Os scripts são escritos em Apache Velocity e podem usar ferramentas como DocTool e MailTool. Para cada documento do workflow, este script:
- registra a aprovação no log da aplicação;
- move o contrato para a pasta /Contracts/Approved;
- envia o contrato aprovado por e-mail à área de Contratos.
Da forma como está escrito, o script envia um e-mail por documento. Com uma pequena alteração no laço, todos os documentos seguem numa única mensagem.
O script
## Contract Approval Workflow
## Automation executed when a contract is approved.
##
## Actions:
## 1. Log the approval.
## 2. Move the contract to the Approved folder.
## 3. Email the approved contract to the Contracts team.
#set($recipient = "contracts@example.com")
#set($subject = "Contract Approved - LogicalDOC")
#set($message = "Hello,<br/><br/>A contract has been approved through the LogicalDOC workflow.<br/><br/>Please find the approved document attached.<br/><br/>Best regards,<br/>LogicalDOC Workflow Automation")
#foreach($doc in $documents)
## Log the approved contract
$log.info("Contract approved - Document: $doc.title (ID: $doc.id)")
## Move the contract to the Approved folder
$DocTool.move($doc, '/Default/Contracts/Approved', '_system')
## Send the approved contract by email
$MailTool.sendDocument($doc, null, $recipient, $subject, $message)
#endExperimente a demo interativa: aprovações e anotações no workflow
Percorra uma aprovação completa no LogicalDOC no seu ritmo, sem cadastro: da escolha do workflow à aprovação do documento, até as anotações para quem o ler no futuro.
O que a demo mostra
- Escolha o workflow. Em Administration > Document metadata > Workflow, abra no designer o modelo do workflow de aprovação.
- Inicie-o num documento. Na área Documents, selecione um arquivo (na demo, a reclamação de um cliente), clique em Start workflow e escolha o processo de aprovação.
- Acompanhe o andamento. Na seção Workflow do painel, abra a instância em curso para ver os participantes, a etapa atual, o Completion Diagram e os documentos anexados.
- Verifique o estado do documento. De volta à pasta, o Workflow Status do documento mostra a etapa atingida; também é possível adicioná-lo como coluna na lista de documentos.
- Aprove. O revisor abre a tarefa a partir do painel e a conclui com a transição Approve. O novo estado e o histórico da aprovação aparecem nos detalhes do documento.
- Adicione uma nota. O revisor registra os detalhes da aprovação numa nota formatada, vinculada ao documento e visível para toda a equipe.
- Anote o documento. Destaques e anotações marcam as seções, datas e números que fundamentam a decisão e sinalizam informações confidenciais a quem ler o documento depois.
Veja o vídeo passo a passo
Prefere um vídeo? A mesma aprovação em 4 minutos, com um capítulo para cada fase. O vídeo está em inglês.
Capítulos
- 0:00 Introdução
- 0:12 O modelo do workflow de aprovação
- 0:33 Iniciar o workflow num documento
- 0:58 Acompanhar o andamento pelo painel
- 1:33 O estado do workflow no documento
- 1:49 Aprovar o documento
- 2:07 Histórico da aprovação e coluna Workflow Status
- 2:34 Adicionar uma nota
- 3:23 Anotar o documento
O workflow em ação
Recursos do workflow
Projeto
- Designer gráfico na web, sem software adicional para instalar
- Tarefas, Fork e Join para etapas em paralelo, e elementos de estado final
- Quantas transições nomeadas forem necessárias por tarefa, não apenas decisões de sim ou não
- Candidatos fixos (usuários, grupos) ou dinâmicos, a partir de um atributo do tipo Usuário do documento
- Modelos de workflow com versões, com importação e exportação em XML para levá-los de uma instalação do LogicalDOC para outra
- Configurações de segurança que definem quem pode iniciar e quem pode editar cada workflow, e supervisores que podem acompanhar cada instância
Execução e automação
- Início automático por gatilhos nas pastas, que vinculam modelos de documento a workflows
- Scripts de automação na criação ou atribuição de uma tarefa e na passagem por uma transição
- Scripts de validação que impedem a conclusão de uma tarefa até que as suas condições sejam atendidas
- Tarefas totalmente automáticas, sem intervenção humana, por exemplo para distribuir a correspondência recebida
- Prazos com lembretes por e-mail e um script opcional que é executado quando uma tarefa está atrasada
- Notificações por e-mail na atribuição e lembretes, com modelos de mensagem personalizáveis (por exemplo, para incluir avisos de confidencialidade ou informações legais)
Controle e rastreabilidade
- Painel de workflows com as tarefas atribuídas a mim, as que posso assumir e as dos workflows que supervisiono
- Propriedade Workflow Status visível em cada documento de um processo
- Notas em cada tarefa, que podem ser obrigatórias na conclusão
- Completion Diagram e histórico completo de eventos para cada instância de workflow
- Notas e anotações visuais no documento, para registrar por que ele foi aprovado ou rejeitado
Por que as equipes usam workflows nas aprovações
Responsabilidades claras
Cada etapa tem um responsável definido, e o painel mostra de quem cada documento está à espera.
Procedimentos uniformes
Todos os documentos do mesmo tipo seguem o mesmo caminho de aprovação.
Menos etapas esquecidas
A tarefa seguinte é atribuída automaticamente, em vez de depender de alguém se lembrar de encaminhar um e-mail.
Registros prontos para auditoria
As notas, as versões e o histórico do workflow mostram quem revisou, rejeitou ou aprovou cada documento, e quando.
Workflows de exemplo prontos para usar
A Workflow Guide inclui workflows de exemplo que podem ser baixados e importados como ponto de partida:
- Basic Approval
- Multi Approval
- Invoice Approval
- Version Control
- Complaint Rationale
- Purchasing Oversea
- Mail Processing
O Multi Approval usa três aprovadores em paralelo, e uma única rejeição encerra o processo; o Version Control exige a aprovação de um gestor e a confirmação de um supervisor.
Disponibilidade por edição
Workflow e Automation estão incluídos em:
- LogicalDOC Enterprise
- LogicalDOC Cloud
Não fazem parte da Community Edition.
Para comparar todos os recursos de cada edição, consulte a matriz comparativa.
Perguntas frequentes
- Um workflow pode começar automaticamente quando um documento é adicionado?
Sim. Um gatilho numa pasta vincula um modelo de documento a um workflow: quando o evento definido acontece nessa pasta, o workflow começa para os documentos correspondentes. Os gatilhos também podem ser aplicados a todas as subpastas.
- Posso atribuir uma tarefa a um grupo em vez de a uma só pessoa?
Sim. Todos os membros do grupo recebem um aviso, e o primeiro que assume a tarefa se encarrega dela. Os revisores também podem vir de um atributo do tipo Usuário do próprio documento.
- Várias pessoas podem aprovar o mesmo documento em paralelo?
Sim. Um Fork inicia tarefas de aprovação em paralelo e um Join aguarda que todas sejam concluídas. O workflow de exemplo Multi Approval mostra um processo em que uma única rejeição encerra o workflow.
- O que acontece quando um documento é rejeitado?
O workflow segue a transição prevista para a rejeição, normalmente de volta ao autor com uma tarefa de revisão. É possível tornar obrigatória uma nota antes de concluir a tarefa, e o arquivo corrigido é salvo como nova versão.
- É preciso saber programar para criar um workflow?
Não. Os workflows são desenhados no designer gráfico. Os scripts de automação e de validação são opcionais, para etapas como mover documentos ou verificar uma condição antes de concluir uma tarefa.
- O workflow está disponível na Community Edition?
Não. O workflow faz parte do LogicalDOC Enterprise e do LogicalDOC Cloud.
Conheça o seu processo de aprovação no LogicalDOC
Conte quais documentos você aprova hoje (contratos, faturas, procedimentos ou desenhos) e mostraremos como o workflow funcionaria, do envio à aprovação final.
Agende uma demo do workflowExperimente grátis por 30 dias
Detalhes técnicos: Workflow Guide (em inglês)
